ビジネスメールなどで当たり前に使っているものの、その正確な意味や正しい使い方がわからないという言葉も少なくありません。「突然のご連絡」もそのひとつです。言葉は正しく使いこなせなければ、相手に対して失礼になってしまうケースもあります。そこで、今回は「突然のご連絡」という言葉の意味や、正しい使い方を例文とともにご紹介します。
「突然のご連絡」の意味は?
「突然のご連絡」はビジネスメールなどで使用する機会の多い文言ですが、何気なく使っていてあらためて意味を考えたことはないという方も多いかもしれません。この表現は、文字通り突然メールや電話などで連絡してしまい、申し訳ありませんといった意味合いで使われるケースが多い言葉です。
また、問い合わせなどに対する返事ではなく、こちらからメールなどで連絡する際の挨拶のような形で使用されるケースもあります。
しかし、このような意味を考えてみるとどのようなタイミングでの連絡が「突然」なのかわからないという方も多いでしょう。
そこでまず、ビジネスにおける「突然」とはどういった状況なのかについて掘り下げていきましょう。
○ビジネスにおいて突然とはどんな状況なのか
まず、ビジネスにおける突然とはどのような状況なのでしょうか。「突然」に対する捉え方は人によって異なります。思いがけない相手から、思いがけないタイミングでの連絡はすべて「突然」だと考える人もいるでしょう。
しかし、ビジネスにおいては少し異なった視点から考えることも大切です。メールの場合、自分のタイミングで開封して内容を確認することができますが、ある程度の時間を要することになります。つまり、メールを送信するということは相手の貴重な時間を割いてもらうということにもなるのです。
もちろん、メールはコミュニケーションツールですのでお互いにとって意味があるものだと考えることができますが、こちらの都合で連絡をする場合は相手にとっては「余計な手間」であると考えることもできます。この状況のことを「突然」と表現することもあります。
つまり「突然のご連絡」とはこちらの都合で連絡させていただき申し訳ありませんといった意味で使われるケースもあるのです。
相手に対する気遣いを込めた挨拶や、または本当に突然連絡をする際には不信感を取り除くための言葉としても使用されるケースもあります。この場合、文字通り突然連絡を差し上げたものの、決して不審な者ではありませんといった意味合いや、それを承知の上で失礼いたしますといった意味が込められる形になります。
このように、ビジネスにおいて「突然」という言葉はさまざまな意味合いで捉えられることがあります。
○「突然のご連絡」に続く言葉
メールなどで「突然のご連絡」という文言を使用する場合、その後に何らかの文章を続けて文頭の挨拶の代わりとするケースが多くなります。もっとも一般的なのは「失礼します」でしょう。こちらの都合で突然連絡することへの謝罪をする、という意味合いで使われます。一般的にこの表現は相手への気遣いとして使われることが多いことから「失礼します」や「申し訳ありません」といった謝罪の言葉を続けます。
この他のバリエーションとしては「お許しください」「ご容赦ください」といった言葉が挙げられます。
いずれにしても、「突然のご連絡」のあとには謝罪的なニュアンスの言葉を続けるようにしましょう。
○同時に伝えるべき内容は?
ただこちらから一方的に連絡したことを謝罪するだけでは意味がありません。ビジネスにおいて誰かに連絡する場合は必ず何らかの用件があります。そのため、できるだけ簡潔に連絡の目的、用件をしっかりと伝えることが大切です。
また、突然の連絡の場合はこちらが誰なのかわからないというケースもあるでしょう。なので、メールであれば冒頭の挨拶とともに自分が何者なのかがわかるようにしっかりと記載するようにします。同時に、代表窓口などにメールする場合は誰宛のメールなのかも明記しなければ、正しい相手に届かない可能性がありますので必ず確認しておきましょう。
突然の連絡の場合、何を伝えればいいのかわからずメールの内容が散らかってしまいがちです。しかしこれらのポイントをしっかりと頭に入れておくことによって相手に礼を欠くことなく、正確にこちらの用件を伝えることができるはずです。
「突然のご連絡」の使用シーン
表現としての意味はわかっても、どのようなシーンで使用すればいいのかわからないという方も多いのではないでしょうか。続いてはどのようなシーンで「突然のご連絡」を使用すればいいのか、そして簡単な使い方についてもご紹介します。
○営業メール
営業メールの場合、そのほとんどが突然の連絡になるでしょう。そのため、挨拶代わりに使用されています。基本的に営業メールは送信者側の都合で送信されますので、相手への気遣いとしてこの表現が使用されるケースが多くなります。
○急ぎの連絡
急ぎの連絡などでもこの表現が使用されることがあります。この場合は文頭の挨拶代わりに「突然のご連絡失礼いたします」などと使用して、すぐに本題に入るというケースが多くなります。緊急性を要する連絡の場合は、何よりも素早く相手に必要な情報を伝えることが重要となります。用件をしっかりと整理してからメールを作成するようにしましょう。
○挨拶
はじめて連絡する相手への挨拶の際にもこの表現は使えます。挨拶のメールの場合、重要となるのはこちらが何者なのかをしっかりと伝えることが重要となります。「突然のご連絡ご容赦ください」といった表現はシンプルながら、相手に気遣いつつ、不信感を解くといった効果もありますので、挨拶メールの文頭などでも使用しやすい表現であると言えます。
○使用時の注意点
突然の連絡の場合、相手への気遣いが重要であることは言うまでもありません。しかし、あまりにも謝罪や気遣い、挨拶などの言葉が多くなると肝心の用件にたどり着くまでに時間がかかってしまいます。
こちらからの一方的な連絡の場合、前置きが長くなってしまうと用件にたどり着く前にメールを閉じられてしまう可能性もあります。
ですから、メールの本題として入れなければならない用件などをしっかりと整理して簡潔なメールにすることを意識しましょう。
メールではなく電話などの場合も同様で、伝えなければならないことを事前に整理した上で連絡することが大切です。
「突然のご連絡」の例文
最後に突然のご連絡を使ったメールの具体例をご紹介します。言葉の意味はわかったものの、どのように使えばいいのかわからないという方は参考にしてみてください。
○営業メールの例文
営業メールの場合、こちらの立場と用件をしっかりと伝えることが重要となります。そのため、文頭で自己紹介と同時に入れるという形が一般的です。
突然のご連絡をお許しください。
○○
株式会社△部の□□と申します。このたびは○○のご案内でご連絡させていただきました。
このような形で、まずはこちらが何者なのかをしっかりと明記した上で早い段階で本題に入るようにしましょう。
○急ぎの連絡の例文
急ぎの連絡の場合も基本的に営業メールなどと同様にすぐ本題に入ることが重要となります。例えば社内メールであれば以下のような形です。
突然のご連絡申し訳ありません。
○○部の□□です。
○○の件についてご連絡させていただきました。
このような形で用件を明確にしましょう。
○挨拶の例文
挨拶の場合も、自己紹介と組み合わせて使います。誰かから引き継いだり紹介を受けたりした場合は、その人の情報もしっかりと入れることによって話を進めやすくなるでしょう。
突然のご連絡失礼いたします。
○○
株式会社の□□と申します。このたびは△△さんからのご紹介でご連絡いたしました。
このような形で、自分が何者でどのような形で連絡するに至ったのかを明記するようにしましょう。
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ビジネスメールなどで使われることの多い「突然のご連絡」という表現ですが、何気なく使っていてその意味などについてあまり考えたことがないという方もいるのではないでしょうか。ビジネスで使われる言葉にはいくつかの意味が込められているケースもありますので、複数の角度からその言い回しについて考えることが大切です。
今回ご紹介した例などを参考にしてコミュニケーションにうまく取り入れてみてください。